Hybride lessen

 

Het is in verband met de AVG regels niet toegestaan om zomaar opnamen te maken van lessen met studenten! Lees onderstaand bericht van het CvB hierover nauwkeurig door.

Opnemen van lessen en privacy

Van: College van Bestuur

Verzonden:dinsdag 23 maart 2021 18:50

Beste collega’s,

Wij krijgen momenteel veel vragen over het opnemen van lessen door docenten. Hierbij wordt met name de vraag gesteld of dit geoorloofd is en of Avans hiermee een risico loopt met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en dus in strijd handelt met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Achtergrond

Het aanbieden van online onderwijs waarop studenten in beeld zijn is een zogenaamde verwerking van persoonsgegevens. Verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dat een gerechtvaardigd doel dient en een grondslag heeft die in de AVG is voorgeschreven. Autoriteit PersoonsgegevensRecentelijk heeft de Autoriteit Persoonsgegevens aanbevelingen (deze zijn niet vrijblijvend) voor het opnemen van online onderwijsgegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft onder andere:“U mag niet zomaar opnames maken waarop leerlingen of studenten te zien zijn. Dit mag alleen in uitzonderingssituaties.U moet dan goed kunnen onderbouwen waarom dit noodzakelijk is. En dit van tevoren duidelijk uitleggen aan uw leerlingen of studenten.”

Deze aanbevelingen zijn reden voor een herziening van onze beleidsregels en het huishoudelijk reglement. De beleidsregels verwachten we over een kleine maand te hebben vastgesteld.

Tijdelijke regels Avans

Totdat we ons (aangepaste) beleid hebben vastgesteld, geven we onderstaande uitgangspunten mee die door een ieder nageleefd moeten worden.

  1. Lessen/onderwijssituaties waarbij de studenten niet in beeld komen en niet te horen zijn, mogen worden opgenomen en later beschikbaar worden gesteld aan andere groepen of deelnemers die later deze les of onderwijssituatie alsnog willen (terug)zien;
  2. Lessen/onderwijssituaties waarbij studenten wel in beeld komen en / of te horen zijn, mogen niet worden opgenomen, tenzij dit noodzakelijk is. De volgende redenen zien wij op dit moment als noodzakelijk en daarmee als uitzondering op deze tweede regel:
    • 1)Tijdens en in de betreffende les gebruikt u opnames om feedback / beoordeling te geven op de student. U deed dit ook al toen er nog fysiek onderwijs was. Let op, we breiden dit nu niet uit omdat we dit “wel handig” vinden nu we het opnemen hebben ontdekt tijdens Corona.
    • 2) U maakt opnames (en dat deed u ook al vóór de situatie van digitaal onderwijs) als bewijsmateriaal voor examinering ter archivering. U gebruikt dit materiaal dan ook niet als (les)materiaal voor een andere (les)situatie.
    • 3) U bent van mening dat het opnemen noodzakelijk is, maar dit valt niet onder de punten a en b. In dat geval stuurt u de beschrijving van de situatie met onderbouwing van de noodzaak tot het opnemen van de lessen naar onze privacy officers via privacy@avans.nl. Daar wordt de noodzaak en de grondslag (rechtmatigheid) beoordeeld en hierop ontvangt u een reactie.

Wij verzoeken u dringend om de noodzakelijkheidsverzoeken te beperken tot die situaties waardoor u bij uw lessen in de problemen komt als u niet meer mag opnemen. Onze responsetijd wordt bepaald door de hoeveelheid vragen, maar over de doorlooptijd wordt u binnen twee werkdagen geïnformeerd.

Voorwaarden

Als uit bovenstaande blijkt of door de privacy officers wordt bevestigd dat u een les mag opnemen, dan horen daar de volgende voorwaarden bij:

  1. Als de les wordt opgenomen om later aan derden te kunnen laten zien (situatie hierboven genoemd onder 1.) dient aan studenten kenbaar te worden gemaakt dat camera en geluid uit moeten blijven, omdat de les opgenomen wordt. Deel dit mede vóór de opname en herhaal dit nadat de opname is gestart. Als u tijdens de opname ziet dat een student toch zijn camera en/of microfoon aan heeft staan, geef dan wederom aan dat de student deze uitzet.
  2. Als de les wordt opgenomen omdat dat een onderwijskundig doel dient zoals vermeld hierboven onder 2a ,b en c dient aan studenten voor aanvang van de opname kenbaar te worden gemaakt met welk doel u de les opneemt en dat het opnemen van de beelden noodzakelijk is voor dat doel.
  3. Indien u waarneemt dat er gevoelige informatie via beeld of geluid binnen komt (situaties waarvan u kunt aanvoelen dat de student daar later last van kan hebben), stop dan de opname en waarschuw de student. Daarna kunt u de opname weer starten.
  4. Als een student bezwaar maakt tegen de opname, maar Avans heeft beoordeeld dat sprake is van een noodzaak, dan maakt u opnieuw die noodzaak kenbaar. Als de student vasthoudt aan zijn bezwaar, kunt u aangeven dat u dit bezwaar laat beoordelen en dat de opnames worden vernietigd als de student gelijk krijgt. Op basis van het betreffende bezwaar maakt u zelf de afweging of u op dat moment ook afziet van het maken van de opname.
  5. Wanneer het niet opnemen consequenties heeft voor de noodzaak (bijvoorbeeld omdat de student dan niet kan worden beoordeeld), dan moet dat duidelijk kenbaar worden gemaakt aan de student.
  6. Bij bezwaren of incidenten neemt u altijd contact op voor advies met onze privacy officers via privacy@avans.nl.

Bovenstaande is een tijdelijke situatie die van kracht is tot Avans nieuwe beleidsregels heeft voor het opnemen van lesmateriaal. Later komen we ook met beleidsregels die ingaan op het opnemen van overige werksituaties (vergaderingen, werksessies etc.).

Met vriendelijke groet

namens het College van Bestuur,

Paul Rüpp